Novinky

Nákup je výkladní skříní společnosti

Druhý ročník Procurement fóra s tématem Nákup jako spolutvůrce hodnoty firmy se konal 20. 5. 2014 v pražském Clarion Congress Hotelu a vynikl nejen vyšším počtem účastníků než loni (více než 200), ale především neobyčejně otevřenou diskusní atmosférou.

Fórum se zaměřilo na přidanou hodnotu, kterou může firemní oddělení nákupu vytvářet: nejen v rovině zisku, ale i v oblasti řízení a vytváření dlouhodobého partnerství s dodavateli. Program sestával ze dvou dopoledních částí s následnou panelovou diskusí a odpoledních specializovaných workshopů zaměřených na nástroje a procesy v nákupu a případové studie výběrových řízení. Ambicí fóra bylo také vyvrátit tři časté mýty o nákupu: nákup je pouze o tlaku na cenu, nákup je back office činnost procesující objednávka a nákup je netransparentní, v nákupu se krade. Na tvorbě programu spolupracuje pořádající společnost Blue Events s odborným garantem Markem Rokoským.

První informačně velmi hutnou část Pozice nákupu ve firmě moderoval Bronislav Pánek z EY. Mezi klíčová témata patřilo organizační začlenění nákupu v rámci společnosti, vztahy s interními zákazníky a cíle nákupního oddělení. Miloš Olejník, ředitel nákupu RWE CZ představil pozici a cíle oddělení nákupu v rámci jedné z největších evropských energetických společností, kde jeho roční výdaje představují okolo 5.5 mld Kč, přičemž obchoduje s 3200 dodavateli. Energetika je regulované konzervativní odvětví se zvýšenými požadavky na bezpečnost, což výrazným způsobem ovlivňuje výběr dodavatelů. Přidanou hodnotu nákupu pro společnost RWE spatřuje v rolích finančních (úspory, výkonnost), i nefinančních (kvalita služeb, kontrola–compliance), které se daří naplňovat především v oblasti operativního nákupu. Prosazení role strategického nákupu při dlouhodobých vizích společnosti se zatím nedaří příliš prosadit. V diskusi padaly otázky na vybalancování odbornosti a vyjednávacích schopností nákupčích, úlohu šéfa nákupu a jeho úkoly pro rovnováhu mezi operativou a možnostmi rozvoje. Miloš Olejník se nákupu věnuje 20 let a díky svým bohatým zkušenostem tak mohl glosovat charakteristiky, které spojují nákupní činnosti napříč odvětvími. Vyjádřil osobní přesvědčení, že: „Nákup má takovou roli, jakou si zaslouží.“

Michaela Žvaková, ředitelka nákupu Vítkovice Power Engineering mluvila o pozici oddělení v rámci holdingu sestávajícího se ze šesti podnikatelských jednotek. Engineering nakupuje převážně komponenty pro jadernou energetiku a výstavbu tepelných elektráren Prunéřov a turecké Ynus Emre. Hlouběji se věnovala možnostem elektronizace procesů pomocí nástrojů ePortál a eAukce. ePortál, na němž je registrováno 4000 dodavatelů, přinesl pro společnost VPE zvýšení transparentnosti a objektivnosti a snížení nákladů nákupních procesů, včetně časové úspory. Na projektovém nákupu je podle ní nejdůležitější: „Dobrý tým lidí s dostatečným počtem vyjednavačů, kteří se nebojí experimentovat a mají dobrou znalost metodiky a jsou odborníci v dané oblasti“.

Martina Brotánková, ředitelka nákupu Pivovary Lobkowicz, seznámila účastníky se zvláštnostmi nákupu surovin pro výrobu piva v prostředí probíhajících změn: před pěti lety se 7 samostatných pivovarů situovaných po celé české republice sdružilo do holdingu. V procesu analýzy a postupného sjednocování nákupu se chtěli vyhnout unifikaci a podařilo se jim zachovat regionální charakter jednotlivých pivovarů. Dnes mají 70 značek piva, což sebou ovšem přináší zvýšené nároky na činnost nákupního oddělení: „výběrové řízení na pouhou dodávku etiket je často noční můra". Před sebou mají další kroky: nákupní controlling, TCO přístup a budování cross functional týmů, připravují nové projekty analyzující tržní příležitosti a organizační strukturu. „Pro udržení kvalitních dodávek je vzhledem k proměnlivosti kvality a množství sklizených zemědělských komodit a snižovanému objemu pěstebních ploch nutné udržovat dlouhodobé vztahy s dodavateli, u strategických komodit – např. chmel či cukr– mít například smlouvy až na 5 let dopředu.“

Po odeznění příspěvků se rozvinula bohatá diskuse s aktivním zapojením účastníků z pléna, která se mj. zabývala motivačním systémem pro nákupčí a zejména potřebou lepšího vzdělávacího systému pro nákupčí. „Je fascinující, že nikdo z přítomných diskutujících nemá řádnou kvalifikaci nákupčího a přitom zodpovídají za miliardy“, glosoval moderátor sekce. Panelisté se také shodli na závěru, že nákup není o handrkování se o ceně, ale o systematické práci s dodavateli a o expertíze v oblasti, kterou nakupují.

Druhá dopolední část Výběr dodavatele a řízení vztahu s ním moderovaná Martinem Dokoupilem, konzultantem a Managing Partnerem Blue Strategy, měla podobu volné diskuse a inspirativního a aktivního dialogu mezi publikem a panelisty, kterými byli Alex Bém, ředitel nákupu a logistiky T-Mobile, Tomáš Formánek, CEO Logio, Pavel Panchartek, Head of Investment Procurement Doosan Škoda Power a Martin Zelinka, ředitel nákupu Siemens Industrial Turbomachinery. Odpíchli se od konstatování, že v nákupu dřímá potenciál posilující konkurenční výhody firmy.

První okruh otázek a odpovědí se zaměřil na partnerské vztahy s dodavateli: je to dlouhodobý vztah, který musí přinést nejnižší cenu. Diskutovalo se o kvalitách, které vytvářejí partnerský vztah s klíčovými dodavateli. Partnerství je dlouhodobá a jistá spolupráce zaměřená nejen na cenu, ale i na oboustranný transfer know how vedoucí k otevřeným dveřím, v některých případech až k open book policy. Tomáš Formánek uvedl, že v jeho pojetí je partner „součástí dodavatelského řetězce, součástí strategie a přípravy nového businessu, společného úspěchu, z něhož může mít za určitých podmínek i finanční podíl“. Především sami účastníci fóra sdíleli zkušenosti s centrálními kontrakty ve vztazích mezi mateřskou společností a dcerami, Alex Bém mluvil o: „Nutné kombinaci férového jednání s dodavateli a odvaze a diplomacii, které jsou zapotřebí při vnitřním vyjednávání o změnách v daných korporátních standardech“.

Další diskusní okruh se týkal výběru dodavatele, který je zároveň i klientem. Existují 2 přístupy – nákup a prodej musí hrát své role, barterové obchody dlouhodobě nefungují a jejich výsledkem je zmatečný stav, kdy se ani neví, kdo na tom vydělal či prodělal, nebo uzavírání vícestranných smluv podle komodity a s ohledem na ÚHOS. Živá výměna zkušeností s Vendor Managed Inventory- VMI – přinesla zajímavé fungující příklady z praxe, kdy dodavatelé převzali a garantovali péči o skladové zásoby na základě forecastů prodeje.

Jak udržovat portfolio dodavatelů, kdy dát dodavateli prostor a možnost, aby navrhoval poučené alternativy k formulaci poptávky a výsledky přístupu design to cost: byly další okruhy, které zajímaly účastníky a inspirovaly výměnu zkušeností, která pokračovala i po skončení panelu. Martin Dokoupil shrnul: Vidím meziroční posun v přístupu. Loni se účastnící přikláněli k držení svých kompetencí a označovali za nebezpečné situace, kdy se finální uživatel (business klient) dostane s dodavatelem do přímého kontaktu. Letos převážně mínili, že stojí za to investovat čas a energii do procesu jednání s odkrytějšími kartami v zájmu přesnějšího zadání a partnerské spolupráce s dodavateli. Mistrovským umem potom zůstává umět odlišit situace podle potřeby a kreativně používat oba přístupy.“

Odpolední Případové studie významných výběrových řízení moderoval nezávislý konzultant Josef Zrník. Martin Dzúr, generální ředitel Mediaservis, charakterizoval poštovní trh, který vznikl liberalizací v roce 2013. Na trhu kromě Mediaservisu působí ještě Česká pošta a Česká distribuční. Mediaservis se od konkurentů odlišuje komplexním portfoliem služeb a důsledným trackovacím systémem s žebříčkem doručovatelů. Petra Kubcová, specialistka strategického nákupu služeb ve firmě RWE, představila inovativní způsob výběru nové ATL kreativní agentury. Finalistům zadala úkol - během jednoho dne připravit komunikační strategii. „Tento netradiční způsob výběrového řízení zajistil RWE vedle standardních podmínek pro vyplacení alokované části fee možnost vázání 7 % z fee na plnění obchodního plánu,“ uzavřela Kubcová.

Ladislav Božík, Supply Chain Director z Valeant Pharmaceuticals podrobil pozornost publika testu, když představil zdánlivě neřešitelnou situaci. Jako konzultant dostal za úkol vytendrovat ocelové balící pásky, které jsou v požadované kvalitě a množství schopni dodávat pouze dva globální výrobci. Změna dodavatele by ve výsledku znamenala minimální úsporu (v řádech 2 – 3 %), nové podmínky se nedařilo vyjednat se stávajícím dodavatelem. Po důsledné analýze a exkurzích do terénu se ukázalo, že s materiálem jde pracovat mnohem efektivněji. Nová cesta přinesla úsporu 65 %. „Klíčové bylo změnit myšlení managementu, přesvědčit je o alternativě a výsledku,“ shrnul Božík. Tomáš Wolf, Procurement Director, Skanska, představil tendr na ochranné pomůcky, který firma vedla pro Českou republiku, Slovensko a Polsko najednou. „Do rozhodovacího týmu jsme zapojili klíčové stakeholdery – nákupčí, zástupce BOZP i odbory za všechny tři země.“ Výsledky tendru vedly k úspoře nákladů o 16 %, novému sjednocenému designu ochranných pomůcek lepšímu materiálu a vyšší funkčnosti. Lucie Šebelová, specialistka nákupu a metodik ve společnosti Siemens Industrial Turbomachinery, s účastníky diskusní sekce debatovala o specifikách výběru dodavatele strojírenské technologie. Vznikla tak živá debata mezi konkurenty Siemens a Doosan Škoda Power, kterou okořenily repliky jejich klienta Slovenské elektrárny.

Paralelní workshop Nástroje a procesy v nákupu řídil Marek Rokoský, společník KRC partners. Daniel Ladra v jeho úvodu přednesl případovou studii zavedení platformy Vortal ve společnosti Mota- Engil, od fáze komunikačního plánu, kdy bylo nutné o přínosu služby přesvědčit uživatele - zástupce vedení společnosti i dodavatele, přes procesní nastavení až po praktické workshopy a websemináře, které měly povahu on-the-job tréninku: „dělat danou práci v momentě, kdy se ji učím dělat“. Dnes do systému vstupuje 600 aktivních uživatelů z Mota Engil, 3200 dodavatelů, ročně probíhá 17000 výběrových řízení a podařilo se dosáhnout roční úspory 230tisíc EUR, především na ušetřené administrativě, v menší míře i na nákupních cenách. Takový robustní systém se však vyplatí pouze u velkých firem s minimálně 1000 zaměstnanců.

Karel Otýs, lektor vzdělávacích programů, ve svém příspěvku podrobně vysvětlil své zkušenosti se SPEND analýzou, která kromě očekávaných výsledků významných úspor přinesla i zvýšení kredibility nákupního oddělení v rámci firmy. Jak připomněli i někteří účastníci z pléna: „Je důležité, aby spend analýza nejen odhalila a odstranila chyby minulosti, ale zahrnovala i odhad očekávaných změn v nakupování jednotlivých komodit do budoucna.“ Poté byl zdůrazněn význam poptávek jako operativního nástroje efektivního nakupování.

Pavel Janásek, Lead Buyer ze společnosti Evraz Vítkovice Steel se zaměřil na e-aukce a na to, jak je optimálně využívat. Především je důležité předem pečlivě vybrat, které investiční a další komodity budou předmětem e-aukcí a u kterých to není vhodné. Při výběru komodit je důležité vzít v potaz, jakého prostředí se to týká. V některých oborech totiž existují tak silné kartelové vazby, kdy se dodavatelé navzájem hlídají a kontrolují, že e-aukce zde nemá místo – nepřináší výsledky. Dalším častým externím problémem bývá odpor k užívání aplikace ze strany dodavatelů nebo námitky na průběh po skončení e-aukce. Přes zmíněné nedostatky považuje Pavel Janásek e-aukce za velmi efektivní nástroj.

Vystoupení panelistů završila Eliška Vacková ze společnosti Strabag. Jejím tématem byl detailní popis výhod užití interního katalogu pomocí kterého různá oddělení a pracoviště společnosti Strabag řeší svůj nákup. Jeho výhodou je nastavení různých oprávnění pro různé úrovně zaměstnanců, přesná specifikace položek a zahrnutí jen těch, které splňují stanovené kvalitativní a bezpečnostní parametry, ceny výrobků, jež jsou vždy lepší než ty ve volném prodeji a doprava zdarma. Výhodou je i přesný přehled o příjmu zboží, který se do katalogu též musí vždy zaznamenat. Na základě výstupů z katalogu lze poté snadněji realizovat tendr na příští období. Nevýhodou je v případě Strabagu vazba katalogových cen na kurs EURO – při výraznějších kurzových změnách se musí ceníky aktualizovat. Na prezentaci Elišky Vackové navázala živá diskuse, ve které se další uživatelé podobných systémů přiklonili k názoru, že se jim osvědčila garance roční stability cen od všech zahrnutých dodavatelů. To se ve svém důsledku vyplatí oběma stranám: „Katalog neřeší jen ceny ale hlavně dodavatelům i odběratelům významně snižuje náklady na administrativu s každodenním objednávání zboží spojenou. Je to „easy business“ – natolik jednoduchý a efektivní, že je výhodný pro všechny.“

Celodenního fóra se zúčastnilo více než 200 profesionálů nákupu, kteří v živých diskuzích potvrdili zájem o další setkávání. „Jasně cítíme zájem českých nákupčích o budování komunity a máme radost, že Procurement forum v tomto smyslu můžu nabízet tolik potřebnou živnou půdu“, dodává Antonín Parma z pořádající společnosti Blue Events. Procurement Forum podpořila řada společností v čele se zlatým partnerem EY.

Kontakt pro média:
Aneta Zímová, Blue Events
Tel.: +420 730 184 505, e-mail: aneta.zimova@blueevents.eu

Další novinky

U nás to žije. Přečtěte si další horké novinky ze světa Blue Events.

Efektivní řízení firmy25. 09. 2019

CIO Agenda 2019: Co musí udělat šéfové IT, aby jejich hra neskončila

Jak zvládnout nástrahy digitalizace? Tomu se bude 30. 10. 2019 věnovat konference CIO Agenda. Pravidelné výroční setkání manažerů zodpovědných za...

Efektivní řízení firmy28. 05. 2019

Hledáte dokonalého obchodníka? Hledejte tým!

Koncem května se v prostorách České národní banky uskutečnila konference Sales Management 2019, vůbec první setkání, více než 140 obchodních...

Marketing a komunikaceEfektivní řízení firmy29. 04. 2019

Květen v Blue Events: jedeme na plné obrátky!

Startujeme nový projekt – výroční setkání šéfů prodeje z různých odvětví pod značkou Sales Management 2019 (22. 5. 2019, detaily viz...